A volte abbiamo la necessità di ordinare i dati contenuti in una tabella. Excel ce ne offre la possibilità.

Ordinamento veloce

Per eseguire un ordinamento veloce abbiamo, abbiamo sulla Barra degli strumenti standard due pulsanti che eseguono rispettivamente un ordinamento Ascendente ed uno Discendente o per dirla in parole povere uno dal dato più piccolo al più grande (a-z) ed uno dal dato più grande al più piccolo (z-a). Questo tipo di ordinamento ordina una tabella basandosi sulla prima colonna.

Per eseguire l'ordinamento usando questi pulsanti:

1. Selezionare una cella della tabella da ordinare
2. Premere uno dei due pulsanti a seconda del tipo di ordinamento desiderato

Ordinamento con più criteri (chiavi di ordinamento)

Se l'ordinamento offerto dai due pulsanti della barra degli strumenti non ci soddisfa possiamo rivolgerci al menù Dati / Ordina... che ci mostra questa finestra dove è possibile scegliere fino a 3 criteri (chiavi). I criteri o chiavi di ordinamento consistono nella scelta dei campi a cui dare priorità nell'ordinamento. Infatti possiamo scegliere che nell'ordinamento di una tabella abbia priorità un campo (colonna) prima di un'altra: Ordinare una tabella ordinando prima il secondo campo, quindi il primo e così via.

Ma andiamo in ordine.

1. Fare clic su una cella dell'intervallo che si desidera ordinare.
2. Scegliere Ordina dal menu Dati.
3. Viene visualizzata questa finestra di dialogo
4. Nelle caselle Ordina per e Quindi per scegliere le colonne che si desidera ordinare, partendo dalla più importante.
5. Per ogni chiave scegliere se l'ordinamento deve essere crescente o decrescente.
6. Nella parte bassa della finestra scegliere una delle due voci: Con riga di intestazione o Senza riga di intestazione
   1. Scegliendo la prima voce (Con riga di intestazione) la prima riga della tabella viene esclusa dall'ordinamento
   2. Scegliendo la seconda voce (Senza riga di intestazione) anche la prima riga della tabella viene coinvolta nell'operazione di ordinamento
7. Quindi scegliere OK.

In questa finestra possiamo scegliere fino a tre chiavi da usare per l'ordinamento. Per chiave di ordinamento si intende la o le colonne che vengono coinvolte nell'ordinamento.

Ordinare le colonne anziché le righe

Generalmente si ordinano le righe. Ma a volte potremmo avere la necessità di ordinare i nostri dati non in base alle righe, ma in base alle colonne. Questa procedura consente di ordinare le colonne.

1. Fare clic su una cella dell'intervallo che si desidera ordinare.
2. Scegliere Ordina dal menu Dati.
3. Nella finestra che vien fuori da questa scelta del menù, scegliere Opzioni. che causa l'uscita di una nuova finestra
4. Nella casella Orientamento, selezionare Ordina da sinistra a destra, quindi scegliere OK.
5. Nelle caselle Ordina per e Quindi per anzichè delezionare le colonne viene proposto di selezionare le righe di cui si desidera effettuare l'ordinamento partendo sempre dalla riga più importante.
6. Le opzioni della parte bassa della finestra con le due voci: Con riga di intestazione o Senza riga di intestazione, come è visualizzato in questa immagine, vengono disabilitate

Ordinare le righe in base a più criteri (colonne)

L'ordinamento che si esegue in Excel non accetta più di 3 chiavi. Se abbiamo la necessità di usare più di 3 chiavi occorre ricorrere ad un espediente:

effettuiamo l'ordinamento in due tempi: ordinare prima usando le chiavi meno significative, quindi quelle più significative.

1. Fare clic su una cella dell'intervallo che si desidera ordinare.
2. Scegliere Ordina dal menu Dati.
3. Fare clic sulla colonna o sulle colonne di minore importanza nelle caselle Ordina per e Quindi per
4. Scegliere OK.
5. Scegliere ancora Ordina dal menu Dati.
6. Nelle caselle Ordina per e Quindi per scegliere le altre tre colonne che si desidera ordinare, partendo dalla più importante.
7. Selezionare le altre opzioni di ordinamento desiderate
8. scegliere OK.

Ordinare in modo Casuale

Occorre ricorrere ad un altro espediente se abbiamo la necessità di ordinare i dati in modo casuale.

Sembra un controsenso parlare di disordinare un elenco quando ci stiamo affannando ad ordinare idati, ma così non è. Infatti sono più di uno i motivi per voler desiderare questo rimescolamento casuale dei dati:

• il gioco delle carte
• l'estrazione dei numeri per il lotto
• l'organizzazione dei quiz didattici o ludici
• e quant'altro.

Purtroppo Excel non ha questa funzione di ordinamento casuale dei dati ed allora occorre ricorrere ad un trucchetto.

Il trucco consiste nell'aggiungere all'elenco già esistente una colonna di numeri casuali ed ordinare la tabella in base a questa colonna usando uno dei metodi illustrati sopra (normalmente, in questo caso, è sufficiente il primo metodo che fa uso di uno dei due pulsanti presenti sulla Barra degli strumenti standard).

Per mettere un numero casuale in una cella è sufficiente scrivere la funzione: =CASUALE().

Quindi nel nostro esempio si agisce così:

1. nella prima riga della prima colonna della tabella si scrive la funzione =CASUALE()
2. scritta questa formula si seleziona la cella che la contiene
3. si sposta leggermente il mouse nell'angolo a destra in basso della cella fino a quando il puntatore non assume la forma di un semplice più (+)
4. si preme il pulsante sinistro del mouse e si trascina la selezione verso il basso fino alla fine della tabella
5. fatto questo si esegue uno dei metodi per l'ordinamento descritti sopra

Alcune note importanti

Per escludere la prima riga di dati dall'ordinamento, quindi per non coinvolgerla nell'ordinamento e lasciarla dove si trova poiché si tratta di intestazioni di colonna, scegliere Ordina dal menu Dati, quindi selezionare la casella Con riga di intestazione nella sezione Intervallo dati.

Per un ordinamento in cui si vuole tenere in considerazione la distinzione tra maiuscole e minuscole, scegliere Ordina dal menu Dati, fare clic sul pulsante Opzioni, quindi selezionare la casella Maiuscole/minuscole.

Dopo di questo (o prima di questa scelta) seguiamo una delle metodologie descritte sopra.